Portaria e recepção: quais as diferenças?
Portaria e recepção são áreas diferentes, com funções distintas e que exigem profissionais com perfis também diferentes para uma atuação eficiente em cada função.
Além de diferenciar estes setores, vamos traçar o perfil profissional adequado para cada função e as necessidades de investimentos nestes profissionais, dependendo do perfil da empresa.
Portaria
A portaria é a área onde clientes e fornecedores tem o primeiro contato com a empresa. Este profissional tem grande importância no controle de acesso. É ele quem lida diretamente com quem deseja ter acesso a sua empresa. O posicionamento deste profissional depende da configuração da empresa como condomínios, fábricas, escolas, edifícios comerciais, residenciais e outros.
Identificar quem chega, dar suporte por interfone, receber correspondência, permitir ou não determinados acesso e rotinas de segurança são responsabilidades deste profissional.
Dependendo da configuração da empresa a portaria poderá também fazer o controle de acesso de veículos e seu direcionamento no pátio de estacionamento ou descarga. Desta forma a portaria poderá desempenhar, além de segurança, um papel de destaque na logística para o funcionamento de uma empresa.
Isto exige treinamento e capacitação em comunicação, inteligência emocional, cordialidade, organização e um perfil responsável.
A seleção, treinamento e capacitação de profissionais com este perfil exige investimentos constantes. Por isso a terceirização tem sido a forma escolhida para ter o melhor profissional em uma posição estratégica tanto para a segurança quando para garantir o melhor funcionamento deste setor, que para algumas empresas tem grande importância. A redução de custos somada a presença de um profissional qualificado também são fatores decisivos na escolha de profissionais do Grupo VPS.
Recepção
A recepção é um setor diferente da portaria. Ela está localizada dentro das instalações da empresa, seja condomínio, edifício comercial, escolas e outros. Como o próprio nome diz, a principal função é recepcionar moradores, visitantes, clientes, fornecedores e funcionários.
Na recepção o perfil profissional é diferente. Em um contato mais aprimorado, este profissional normalmente tira dúvidas, verifica documentações, confirma agendamentos, faz identificação biométrica, orienta quanto ao uso de elevadores, direciona profissionais de eventual manutenção e pode atender diretamente ao staff da empresa através de interfone. Em algumas empresas a recepção também faz a entrega e recepção de documentos.
Fica evidente que o perfil profissional é exigente e diferente para cada empresa. E novamente, devido a função estratégica que este profissional exerce para o melhor funcionamento da empresa, o esforço na seleção, contratação, treinamento e capacitação representam alto custo.
O Grupo VPS, fornece a sua empresa profissionais experientes, em constante capacitação em processos de treinamento que garantem o melhor perfil para as necessidades de sua empresa.
A redução de custos e a presença de profissionais qualificados, fazem da terceirização de recepcionistas uma estratégia inteligente para todo tipo de empresa, garantindo assim o melhor fluxo de informações e trânsito de pessoas que acessam o seu ambiente profissional ou residencial.
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